Privatlivspolitik - Dahl Pedersen A/S

Behandling af personoplysninger

-senest opdateret: 09.07.2024

Hos Dahl Pedersen A/S overholder vi Persondataforordningen og udfører al håndtering af personoplysninger i henhold til Persondataforordningen (GDPR). Denne persondatapolitik beskriver indsamling og behandling af personoplysninger.

Ifølge loven skal vi f.eks. oplyse dig om, hvordan vi behandler dine oplysninger i forbindelse med køb eller salg af bil, indgåelse af leasingaftale, indgåelse af aftale om servicering eller værkstedsbesøg, eller hvis du ønsker at modtage vores markedsføringsmateriale med information om vores egne og vores samarbejdspartneres produkter, services og gode tilbud.

Når du selv afgiver dine personoplysninger til Dahl Pedersen A/S via mail, elektronisk, telefon eller direkte - accepterer du og giver samtidig samtykke til, at dine personoplysninger kan behandles af Dahl Pedersen A/S

Vi passer godt på dine oplysninger!

Dahl Pedersen A/S ønsker med denne Persondatapolitik at vise:

• hvordan vi opretholder det højeste niveau af sikkerhed for vores kunder, leverandører, og medarbejdere med hensyn til behandling af personoplysninger
• hvordan vi på en overskuelig måde håndterer dine personoplysninger

Formål

Dahl Pedersen A/S indsamler og behandler dine oplysninger til varetagelse af følgende overordnede formål:

• Køb/salg af biler og leasing af biler
• Servicering og værkstedsydelser
• Markedsføring af vores ydelser, herunder som beskrevet i samtykketeksten, hvis du har givet samtykke til direkte markedsføring
• Generelle formål som f.eks. overholdelse af gældende lovgivning, administration af vores kundeaftaler, statistik og forretningsudvikling

Hvor/hvornår indsamler vi data

Dahl Pedersen A/S indsamler oplysningerne om dig via offentligt tilgængelige kilder som f.eks. Motorregisteret eller CPR-registeret og behandler blandt andet følgende typer af nedennævnte oplysninger:

Dahl Pedersen A/S indsamler og behandler dine persondata, når du foretager dig følgende: Besøger vores hjemmeside, er kunde, er leverandør, kontaktformularer eller sender en jobansøgning. Derudover se ”Kilder” nedenfor.

Kunder

Almindelige personoplysninger:

• Navn på ejer eller bruger af bilen
• E-mailadresse og telefonnummer
• Tilfredshedsundersøgelser
• Oplysninger om købshistorik hos Dahl Pedersen A/S
• Oplysninger om din bil – for eksempel bilmodel og stamdata
• Informationer fra bilens IT/styreboks
• Informationer fra salg og servicering af bilen - f.eks. ved særligt udstyr på en bestemt bil
• Informationer om forsikring af bilen, herunder forsikringsselskab, antal skader på bilen mv.
• Informationer fra serviceeftersyn og obligatoriske syn – for eksempel indkaldelse til service
• Informationer om finansiering af bilen - f.eks. oplysninger om finansieringsinstitut, pant i bilen, lånebeløb mv.
• Informationer fra før-salgsaktiviteter – for eksempel kampagner
• Informationer om åbning, læsning mv. af modtaget elektronisk markedsføring

Virksomhedskunder

Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mobil
• E-mailadresse
• Kundenummer
• CVR-nummer
• Kontaktinformationer
• Ordrehistorik
• Betalingsinformationer
• Kontaktoplysninger på kontaktpersoner

Leverandører

Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mobil
• E-mailadresse
• Kundenummer
• CVR-nummer
• Kontaktinformationer
• Ordrehistorik
• Betalingsinformationer
• Kontaktoplysninger på kontaktpersoner

Medarbejdere

Almindelige personoplysninger:

• Informationer før, under og efter ansættelse
  • Herunder kontraktlige forpligtelser i forbindelse med ansættelsesforhold

Følsomme personoplysninger kun i nødvendige tilfælde indsamles disse

Automatiserede, individuelle beslutninger (profilering)

Dine oplysninger anvendes til automatiseret, individuel beslutningstagning eller profilering. Det kan f.eks. være profilering med henblik på markedsføring, inddeling i kundegrupper mv.

Juridisk hjemmel (retsligt grundlag for behandling)

Dahl Pedersen A/S behandler personoplysninger med nedennævnte hjemmel for kunder, leverandører og ansatte:

• Opfyldelse af en kontrakt.
• For eksempel kontrakt om køb og salg af en bil, tegning af forsikringer, aftaler om finansiering af biler, booking og gennemførelse af værkstedbesøg mv. (Databeskyttelsesforordningen art. 60, stk. 1, litra b)
• Vores retlige forpligtelser som dataansvarlig for oplysningerne (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c)
• Samtykke i forhold til direkte markedsføring og profilering i forbindelse med markedsføring. (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a)
• Oplysningerne kan i visse situationer også blive behandlet til andre formål og på baggrund af andre juridiske grundlag. Derfor kan du opleve, at oplysningerne i en vis grad kan blive behandlet fremadrettet, selvom samtykket eventuelt trækkes tilbage
• Interesseafvejning i forhold til at dokumentere overholdelse af lovgivningen (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)
• Interesseafvejning i forhold til at evaluere købs- og værkstedsoplevelser (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)
• Interesseafvejning i forhold til statistik (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)

Kilder

Persondata indsamles direkte fra dig, dine IT-enheder som smartphone, tablet eller computer, fra bilen og fra de transaktioner, som du gennemfører hos Dahl Pedersen A/S samt fra forsikringsselskaber og finansieringsinstitutter.

Markedsføring

På følgende medier kan kunder modtage markedsføring fra Dahl Pedersen A/S:

• Meta / Facebook / Instagram
• Google
• Nyhedsmail
• SMS / opkald
• Direct mail
• LinkedIn

Hjemmeside og digitale medier

På vores hjemmeside indsamler vi kun persondata, når du selv giver det til os. F.eks. når du booker service til din bil, bestiller en prøvetur eller tilmelder dig vores nyhedsmail. Ved at benytte vores hjemmeside accepterer du, at vi indsamler fuldstændigt anonymiserede data om dig.

Online booking af værkstedstider

Når du bruger vores online booking til service og værksted, spørger vi om en række oplysninger, så vi kan give dig den bedste service. Vi spørger om følgende informationer ved kontooprettelse og ved efterfølgende brug af bookingportalen:

• Dit navn og din adresse
• Din bils registreringsnummer og information om kilometertal
• Din e-mail og dit telefonnummer

Disse oplysninger bruges til at booke tid direkte i vores værksteders arbejdskalender. Vi benytter også din adresse og kontaktoplysninger til at kontakte dig, hvis der er aflysninger og eller anden information, som er vigtig for dig at vide i forbindelse med bookningen.

Brug af kontaktformularer

På https://www.dahlpedersen.dk kan du benytte dig af vores kontaktformularer ”Kontakt mig” og ”Book prøvetur” og ”Tilmeld nyhedsmail”. Alle steder beder vi om følgende informationer:

• Dit navn
• Din e-mail
• Dit telefonnummer

Når du sender dine informationer til os, modtager vi dem i et sikkert kundedatabase system til videre behandling. Herved giver du Dahl Pedersen A/S lov til at kontakte dig via disse informationer - f.eks. med henblik på booking af prøvetur.

Når du tilmelder dig vores nyhedsmail, modtager vi dine data i Mailchimp - et sikkert kundedatabase system til videre behandling. Herved giver du Dahl Pedersen A/S lov til at kontakte dig på mail med nyhedsmail.

Om indsamlingen er frivillig eller obligatorisk

Når Dahl Pedersen A/S indsamler personoplysninger direkte fra dig som den registrerede og behandler dine oplysninger til brug for markedsføringsformål, er det frivilligt at afgive oplysningerne. Konsekvenserne af ikke at afgive oplysningerne er, at du ikke kan få oplysninger om tilbud, fordele, samarbejdspartnere mv.

Ved tilfredshedsundersøgelser og lignende bestemmer du selv, om du vil afgive personoplysninger. Hvis du ikke gør det, kan Dahl Pedersen A/S ikke følge op på din evaluering over for dig.

Når indsamlingen og behandlingen af personoplysninger sker i forbindelse med køb/salg af biler, leasingaftaler eller servicering/værkstedsbesøg, er det obligatorisk for forhandleren at indsamle oplysningerne for at kunne indgå og opfylde kontrakten. Konsekvenserne af ikke at give oplysningerne er, at det ikke er muligt at indgå eller gennemføre aftalen.

Videregivelse af personoplysninger

Dahl Pedersen A/S videregiver ikke personlige oplysninger til andre uden for virksomheden.

Dahl Pedersen A/S benytter databehandlere bl.a. til backup, til behandling af løn og økonomi m.m. Disse firmaer behandler udelukkende oplysninger på Dahl Pedersen A/S ’s vegne og må ikke anvende personoplysningerne til egne formål. Disse databehandlere er underlagt Databehandleraftaler og kontrolleres løbende angående overholdelse af Persondataforordningen.

Dahl Pedersen A/S kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Overførsel af personoplysninger til databehandlere eller som databehandler

Hos Dahl Pedersen A/S benytter vi en række 3. parter til opbevaring og behandling af data. Det gør vi da vi anvender tjenesteudbydere og databehandlere, som udfører arbejde på vores vegne. Det kan f.eks. være tjenester som analyse, e-mail-service og lignende. Disse 3. parter behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende data til egne formål.

Personoplysninger videregives i forbindelse med anden behandling end markedsføring (det gælder eksempelvis kundetilfredshedsmålinger, garantibehandling mm.) til en eller flere af vores importører, som er listet nedenfor. Dine oplysninger videregives kun til den eller de bilimportører, som din kontakt med os vedrører.

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data, idet vi anvender tjenesteudbydere og databehandlere, der udfører arbejde på vores vegne. Tjenesterne kan fx være analyse, e-mail-service og lignende. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til egne formål.

Personoplysninger videregives i forbindelse med anden behandling end markedsføring (fx kundetilfredshedsmåling eller garantibehandling mm.) til en eller flere bilimportører på listen nedenfor. Dine oplysninger videregives alene til den eller de bilimportører, som din kontakt med os vedrører.

Chatbot

På vores hjemmeside finder du en chatfunktion, udviklet af chatbot-udbyderen [Karla](https://getkarla.ai/data-og-sikkerhed/). Chatfunktionen er designet til at assistere brugere som dig med at finde information på hjemmesiden og skabe brugervenlighed. For løbende at forbedre systemets funktioner og evner, gemmes data fra afholdte samtaler. Det anbefales derfor, at du ikke deler personfølsomme oplysninger, når du interagerer med chatfunktionen.

Læs mere om håndtering og opbevaringen af data relateret til chatfunktionen her:
https://getkarla.ai/data-og-sikkerhed

Videregivelse af personoplysninger til tredjeparter

Forhandleren overfører personoplysninger til tredjeparter i forbindelse med køb/salg af biler og leasingaftaler - herunder finansieringsselskaber og forsikringsselskaber. Forhandleren videregiver dine personoplysninger til Motorregistret, SKAT, eventuelle finansieringsselskaber, forsikringsselskaber mv., som skal bruge dine oplysninger i forbindelse med bilkøb, finansiering, modtagelse af købesum, tegning af forsikring og leasingaftale mv.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Personoplysninger slettes, når Dahl Pedersen A/S efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

Til brug for opfyldelse af kontrakter og tiltag forud derfor opbevarer Dahl Pedersen A/S oplysningerne i overensstemmelse med forældelsesreglerne af civilretlige krav.

Til brug for markedsføring opbevarer Dahl Pedersen A/S dine personoplysninger i den periode samtykket er gældende og i yderligere fem år efter det til enhver tid senest udsendte markedsføringsmateriale.

Evalueringer mv. opbevares i den periode, det er nødvendigt for at analysere og eventuelt følge op individuelt - dog ikke læn¬gere end et år fra gennemførelse af evalueringen.

Til brug for øvrige formål, herunder lovpligtig dokumentation og iværksættelse af sikkerhedsforanstaltninger, opbevares personoplysningerne så længe, de er nødvendige ud fra lovhjemlede forældelsesregler for at ifalde straf.

Sikkerhed

Dahl Pedersen A/S har truffet alle tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, går tabt, forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Personoplysninger og behandling af persondata foretages kun iht. Persondataforordningen.

Derudover har firmaet både elektroniske og fysiske adgangsbegrænsninger. Medarbejderne er underlagt loyalitets- og tavshedspligt samt modtager Awareness undervisning i håndtering af persondata.

Dine rettigheder

Som den registrerede har du i henhold til Persondataforordningen en række rettigheder, du kan benytte dig af, når dine oplysninger bliver behandlet Dine rettigheder omfatter:

• Ret til indsigt
• Ret til en kopi af dine personoplysninger
• Ret til berigtigelse
• Ret til begrænsning af behandling
• Ret til indsigelse
• Ret til sletning
  • Ønskes sletning vil virksomheden slette dine personoplysninger, dog med undtagelse af de personoplysninger, som virksomheden er pålagt at gemme iht. lovgivning
• Ret til at trække dit samtykke tilbage
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på et samtykke fra dig, dog med undtagelse af de behandlinger, som virksomheden er pålagt at udføre iht. lovgivning
• Ret til dataportabilitet
  • Få dine personoplysninger flyttet/udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• Ret til at få underretning om evt. brud på datasikkerheden hos virksomheden
• Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse
• Ret til at indgive en klage over behandlingen til virksomheden
• Ret til at indgive en klage over behandlingen til Datatilsynet

Ønsker du at gøre indsigelse over for vores behandling af dine oplysninger, har vi som udgangspunkt én måned til at besvare henvendelsen.

Indsigelsen skal underskrives af dig samt indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt kopi af dit pas eller dit kørekort.

Dahl Pedersen A/S kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben, påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret.

Er du uenig i behandlingen af dine oplysninger, har du ret til at kontakte Datatilsynet for at blive vejledt om dine rettigheder og for eventuelt at klage over os som dataansvarlig.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger og/eller dine rettigheder i forbindelse hermed, er du velkommen til at kontakte Dahl Pedersen A/S på: